نظم إدارة المشاريع طرق علمية ممنهجة لتجاوز إخفاقات الماضي وتحقيق خطوات متقدمة في الإنجاز

تطفو مخاوفنا حول تكرار أخطاء الماضي فيما يخص هدر المال العام، والاستهانة بعامل الزمن في إنجاز مشاريعنا وخططنا التنموية، وعدم الاستفادة المثلى لمواردنا الخام، هواجس دفعت الباحثين والمختصين لطرح نظم إدارة المشاريع على طاولات البحث العلمي، وكيفية تجاوز إخفاقات لمشاريع سابقة، وإيجاد الحلول لها في مرحلة ما بعد الأزمة “التي أصبحنا على أبوابها”، وتفرض علينا متطلبات وجهوداً استثنائية في جميع المجالات والاختصاصات، ففي خضم انشغالنا بالمشاريع الاقتصادية، وإعادة البناء، وتفعيل المصانع، وإعادة دورة الحياة الاقتصادية لمجتمعنا، لا بد أن نعلم بأنه لا يمكن التحدث عن البناء إلا بعد وضع هيكل تنظيمي يوازن بين جميع هذه المتطلبات، ومن هنا يمكننا الإشارة إلى أهمية إدارة المشاريع في تقديم منتج أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد، وإيجاد قيمة مضافة.

تأهيل وتدريب

تتطلب عملية النهوض بإدارة المشاريع تقنيات فنية وعلمية لتحقق الغاية المرجوة منها، ويرى أستاذ الإدارة الهندسية معد ثابت المدلجي أن أهم مرحلة لهذه العملية ترتكز على عمليات التدريب والتأهيل بأساليب حديثة ودقيقة لجميع الكوادر القائمة على المشاريع بكافة المجالات، وضمان رفع وعي الأطراف المشاركة بأهمية عمل مجموعات العمليات المتدرجة للمهام كمجموعة عمليات البدء، ورفع سوية هذه الأطراف في المشاريع لتكون قادرة على إدارة المجالات المتعددة، وترى عضو الهيئة التعليمية في كلية الهندسة المعمارية الدكتورة ميرفت بدوي أننا لا نحتاج في إدارة المشاريع بما سمته “إعادة اختراع الدولاب، لأن هناك العديد من النظم المتكاملة التي تصب في هذا السياق، وهي لا تحتاج إلا إلى التنفيذ والبدء بمنهجية واضحة تحدد آلية عمل هذه المشاريع، فجميع هذه النظم تبدأ بالتأهيل والتدريب، وتوضيح الصورة للخطوات المرسومة للمشروع بشكل دقيق أمام المشاركين فيه.

غياب المعايير

تتطلب عملية إنجاز المشاريع مجموعة من الأنشطة المنسقة والدقيقة لتحقق الأهداف المرجوة، بما فيها ذلك عامل التكلفة والوقت وتأمين الموارد، وهنا يؤكد المدلجي غياب تطبيق المعايير والمنهجيات المعتمدة لإدارة المشاريع في سورية، انعكس بخلل واضح في تلبية متطلبات المشاريع سواء من حيث الكلفة، أو الزمن، أو الجودة، وفي كل الأحوال فإن الإصلاح المكتبي “الإداري” لهذا الخلل ليس وارداً على الإطلاق، فالفوارق بين ما هو موجود على الطاولات يختلف تماماً على الإنجازات في الواقع، وكثيراً ما نجد أن الرقم الاستثماري أكبر من الرقم الإنتاجي، لذلك لانستطيع أن نفكّر بالعودة إلى الوراء، والقيام بعملية إصلاح إداري، لكن يمكننا التركيز على طريقة الإدارة في العمل الميداني وورشات العمل لتحقيق المطلوب.

تحديد الصلاحيات

تتعدد المسميات لنظم إدارة المشاريع، لكن جميعها ترتبط بتسلسل عمليات التنفيذ، ويتابع المدلجي: كخطوة أساسية هناك عملية إدارة تكامل المشروع والتي تعتبر من أهم عوامل نجاح أي مشروع، وهي تعني حرص المدراء على التعاون، ونقل الخبرات، والمعلومات للجوانب المختلفة في المشروع من أجل ضمان القدرة على تأمين جميع العناصر اللازمة لإكمال المشروع في الوقت المناسب، وتحديد الأهداف والمسؤوليات لكل موظف، بما في ذلك تحديد صلاحيات مدير المشروع وأصحاب المصلحة الأساسيين، أما الخطط والقرارات التي تُعتمد في أي مشروع، فهي تعتبر مرجعاً أساسياً خلال عملية التقييم، وذلك بالتعاون بين مختلف التخصصات المتعلقة بالمشروع بصورة متكاملة ومترابطة.

تبديد المخاوف

في كل عمل هناك متغيرات طارئة تحدث نتيجة الظروف المحيطة به، تظهر خلال عملية التنفيذ، فيختلف تخطيط المشروع عن واقع تنفيذه، وربما هذا ما يسمى بالعامية: مفهوم حساب السوق وحساب الصندوق الذي تتميز به مشاريعنا السابقة التي لم تعتمد نظم إدارة المشاريع العلمية، حيث توضح بدوي بأن عملية التنفيذ تعتمد على مخرجات كل مرحلة، وتقييم أداء العمل فيها، والإشراف على مراحل تنفيذ المشروع، ومقارنته بالمعايير المعدة مسبقاً من أجل تقييم التغيير في أي جزء من خطوات إدارة المشروع، ومعرفة إن كان بحاجة لتعديل ما، أم أنه ينفذ وفق المطلوب، أي أنه يتم التعرف على الجزء المراد تغييره وتقييمه ضمن إدارة التغيير، وتتابع: يجب في كل مرحلة التأكد من سير العمل ضمن الخطة المرسومة لتتكامل جميع أجزاء المشروع بشكل رسمي ومنظم.

أطراف

يحمل التنسيق والتناغم بين أطراف المشروع قيمة هامة لنجاحه، إذ لابد من إعطاء الفريق رؤية دقيقة لتوجيهه حول مستجدات العمل من معوقات، ومستلزمات للتحكم بالمشروع، وتحديد المجالات التي تتطلب مزيداً من الاهتمام، وبحسب المدلجي لابد من إخضاع المشروع للمراقبة لتحديد الانحرافات عن خطة إدارة المشروع من خلال متابعة العمل، والجدول الزمني له، إلى جانب ضبط التكلفة، والجودة، والاتصالات، للتحكم بمخاطر إدارة المشروع الذي يعتبر عملية مقيدة لتحقيق مجموعة من الإنجازات المحددة لتصل إلى معايير الجودة والمتطلبات ضمن مدة زمنية، وتكلفة محددة.

تخطيط استراتيجي

يستوقفنا الحديث عن إدارة المشاريع أمام فشل مؤسساتنا المختلفة بتحقيق مشاريعها التنموية، والسكنية، وغيرها من المشاريع التي لم تحقق إلا مرحلة الإنفاق على المشروع دون إنجاز حقيقي ومتكامل، وبكل الأحوال هي لا تخضع لمفهوم الوقت والجودة، ويرى المدلجي أنه ليس هناك مبرر في نظم إدارة المشاريع لتلك الإخفاقات، فعملية التخطيط الاستراتيجي للمشاريع تتضمن دراسة لنقاط قوة وضعف المؤسسة الداخلية، ودراسة الفرص والتهديدات، كما يتطلب التخطيط الاستراتيجي من المؤسسة التعرف على المشاريع المحتملة القابلة للتنفيذ، وفي الغالب تكون هذه المشاريع عديدة، ولا نستطيع تطبيقها جميعاً بسبب محدودية الموارد، لذا يتوجب علينا دراستها بشكل واقعي، وباستخدام قيود واضحة لتحديد المشروع القائم، وهنا يكون دور مجموعة عمليات البدء بالتعريف، وصياغة المشروع، وما يحتاجه من موارد مالية وبشرية، بالإضافة إلى صياغة الأهداف، وصقلها، وتطوير مسار العمل المطلوب لإنجازها.

توثيق

تعتبر إدارة تكامل المشروع مجموعة من الأدوات، والتقنيات، والمهارات، وهي علم قائم يربط ما بين معايير الكلفة والجودة، وإدارة الموارد البشرية، والاتصالات، ليمكنها من النهوض بمشروع ما، لكن المدلجي ينوه إلى أن مرحلة الانتهاء من المشروع تعتبر من المراحل الهامة لعملية التوثيق، وتدوين الملاحظات حول العقبات التي مر بها المشروع، وكيفية تجاوزها، بالإضافة إلى تدوين ملاحظات حول أصحاب الكفاءات العالية التي استطاعت أن تقدم بصمتها الخاصة لإنجاح العمل.

المصدر: ميادة حسن - البعث